Đàm phán không chỉ là quá trình ganh đua về thực lực của hai bên mà còn bao gồm cả việc áp dụng các kỹ xảo. Nghệ thuật và kỹ xảo có tác dụng ảnh hưởng tới toàn bộ cuộc đàm phán.

Một nhà đàm phán kinh nghiệm, đầu tiên nên biết làm thế nào để mở đầu một cuộc đàm phán. Điều này là rất quan trọng đối với các bên tham gia. Lời mở đầu thành công sẽ xoá đi những nghi ngờ giữa các bên tham gia cũng như làm dịu bớt không khí căng thẳng. Cuộc thảo luận nhờ đó có thể được tiến hành thuận lợi hơn.

Phương thức biểu đạt với lời mở đầu chủ yếu bao gồm:

1. Phương thức vòng quanh:

Thông thường, khi mở đầu một cuộc đàm phán, bạn không nên đề cập tới vấn đề chính trước tiên. Điều này sẽ dễ gây các bên rơi vào thế “gươm tuốt vỏ, nỏ giương dây”. Nó có thể trực tiếp gây ảnh hưởng tới không khí hòa thuận giữa đôi bên. 

Khi đàm phán, bạn có thể vận dụng phương thức quay vòng. Ví dụ như hỏi chuyện tình hình liên quan đến công ty đối phương. Mặt khác, có thể bàn luận về tình hình kinh doanh, kinh tế. Thông qua các hình thức trò chuyện trên, việc bàn bạc có thể sẽ tiến hành một cách thuận lợi hơn những đề tài chính thức.

2. Phương thức trực tiếp:

Sử dụng phương thức trực tiếp hay bàn luận đi thẳng vào vấn đề, bạn sẽ trực tiếp biểu đạt suy nghĩ của mình để đối phương lắng nghe ý kiến. 

Biểu đạt lời mở đầu cần lưu ý hỏi han đối phương với thái độ chân thành, nhiệt tình, hữu nghị. Điều này có thể nhanh chóng thu nhỏ khoảng cách giữa hai bên và xây dựng được không khí tốt đẹp. Bắt đầu cuộc đàm phán mà kèm theo ánh mắt lạnh lùng, sẽ là điều bất lợi. Vì mỗi người chúng ta khi tiến hành đàm phán đều sẵn có tâm lý sợ từ chối. 

Một số kỹ xảo và nghệ thuật đàm phán bạn cần chú ý để có một cuộc đàm phán thuận lợi

1. Thái độ khi đàm phán

Trước tiên thái độ đàm phán là cần đối đãi chân tình, khiêm tốn, thành khẩn, thân mật và tôn trọng. Tuy nhiên, đó cũng chưa phải là điều kiện bắt buộc trong ngôn ngữ đàm phán. Việc này không chỉ nhằm để nói chuyện một cách chân thành với đối phương mà sẽ còn rất thích hợp khi bạn muốn họ hiểu rõ những động cơ và suy nghĩ của mình.

2. Nội dung đàm phán

Nội dung trình bày cần phải rõ ràng, đơn giản và dễ hiểu. Trong đàm phán, bạn cần có lời lẽ chính xác, không được mơ hồ, khó hiểu, để thông tin truyền đến đối phương được cụ thể nhất. Vì đàm phán sẽ không giống viết văn bản. Văn bản sau khi viết xong, bạn có thể cân nhắc từng câu từng chữ và có thể sửa lại. Tuy nhiên, trong ngôn ngữ trong đàm phán, “ một câu nói ra sẽ không lấy lại được ”. Vì vậy, khi giải thích cần nắm và nếu bật được vấn đề trọng tâm. 

Khi trình bày cần phải rõ ràng, có sự sắp xếp hợp lý việc nên nói trước tiên và nói sau đó. Khi nói, không nên phân biệt vấn đề chủ yếu hay thứ yếu, vừa nói xong vấn đề này lại chuyển ngay sang vấn đề khác. Điều này rất dễ gây rối trong tư duy của đối phương, cuối cùng sẽ không có lợi cho việc tiến hành đàm phán.

3. Ngôn ngữ và ngữ điệu sử dụng

Về phương diện ngôn ngữ, nên chú ý tới ngữ điệu, tốc độ nói và âm lượng. Thông thường, cùng một câu, với ngữ điệu biểu đạt khác nhau thì hàm ý sẽ không giống nhau. Vì thế, người đàm phán nên chú ý việc biến đổi ngữ điệu khác nhau để biểu đạt được sự tự tin, quyết tâm, cũng như sự nghi ngờ. 

Trong khi nói, không nên nói quá nhanh. Điều này sẽ làm cho đối phương của bạn khó nghe. Tuy nhiên, tốc độ nói cũng không nên quá chậm. Nói quá chậm sẽ gây ra cảm giác ngượng ngùng, không nhanh nhẹn và không quyết đoán trong đàm phán.

Về phương diện mượn từ, lựa chọn cách dùng từ dễ hiểu, thông thuộc, chính xác, nhất thiết không được sử dụng những từ ngữ mờ ám, khó hiểu, tránh tồn tại khoảng trống giữa hai bên. Trong khi đàm phán, hãy vận dụng những từ để hỏi thu hút sự chú ý của đối phương, đồng thời đưa ra phương hướng cụ thể theo suy nghĩ của họ.

4. Cách thức đặt câu hỏi

Hình thức đặt câu hỏi trong đàm phán thường muôn màu muôn vẻ. Bạn có thể hỏi về một vấn đề cụ thể, đối với một vấn đề tổng hợp hay toàn cục, cũng có thể tiến hành phương thức hỏi thăm dò hoặc hỏi theo phương thức hiệp thương. Các phương thức hỏi thường rất đa dạng. trong các tình huống khác nhau. Và hãy nhớ, nên hỏi sau khi đối phương đã nói xong. Khi người kia phát ngôn, nói leo là hành vi gây phản cảm nhất. Tuy nhiên, nếu họ nói quá dài dòng thì bạn có thể lựa để hỏi chen ngang một cách tế nhị. 

5. Cần chuyển hướng đối thoại.

Khi hai bên đàm phán có phát sinh tranh chấp mâu thuẫn, đó chỉ là chướng ngại trong khi đàm phán. Khi ấy, bạn cần biết thay đổi hướng cuộc đối thoại. Trong quá trình tiến thêm một bước để đàm phán, chúng ta có thể sẽ rơi vào thế bị động. Chẳng hạn như trường hợp đối phương đặt ra câu hỏi về chất lượng sản phẩm. Khi ấy, chúng ta cũng không nên giới thiệu tận cùng tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, mà chỉ nên trả lời một số chỉ tiêu chủ chốt. Từ đó, xây dựng một ấn tượng chất lượng tốt.

6. Phương thức từ chối trả lời.

Đàm phán là nhằm mục đích đôi bên cùng có lợi và cùng đạt được hiệu quả như ý. Nếu không tiếp nhận được điều kiện của đối phương, bạn sẽ không ký kết được hợp đồng. Khi này, chính là lúc cần sử dụng phương án từ chối cự tuyệt. Bạn không nên khiến đối phương có cảm giác “đối thủ” mà nên duy trì mối quan hệ “đối tác”. Kể cả khi cự tuyệt thì bạn vẫn phải giữ hoà khí, sự chuyển biến.

Trong đàm phán, khi đối phương đưa ra câu hỏi nhưng bạn chưa suy nghĩ và cân nhắc kỹ mà đối phương thúc giục không đúng lúc, bạn có thể vận dụng những điều còn đang dở hay mượn cách nói vòng vo để trả lời. Trả lời vòng vo không có nghĩa là bạn từ chối không trả lời. Điều này chỉ biểu thị sự việc đang nhắc đến cần phải được suy nghĩ và cân nhắc trước khi đưa ra quyết định.